Adapting REDCap for COVID-19 Laboratory Data Management in a Resource-Limited Country - Experiences, Lessons and Challenges: Descriptive Study (Preprint)
Creators
- 1. University of Botswana
Description
The COVID-19 pandemic brought challenges requiring timely health data sharing to inform accurate decision-making at national levels. In Botswana, we adapted and integrated the Research Electronic Data Capture (REDCap) and the District Health Information System version 2 (DHIS2) platforms to support timely collection and reporting of COVID-19 cases. We focused on establishing an effective COVID-19 data flow at the national public health laboratory, being guided by the needs of health care professionals at the National Health Laboratory (NHL). This integration contributed to automated centralized reporting of COVID-19 results at the Ministry of Health (MOH).This paper reports the experiences, challenges, and lessons learned while designing, adapting, and implementing the REDCap and DHIS2 platforms to support COVID-19 data management at the NHL in Botswana.A participatory design approach was adopted to guide the design, customization, and implementation of the REDCap platform in support of COVID-19 data management at the NHL. Study participants included 29 NHL and 4 MOH personnel, and the study was conducted from March 2, 2020, to June 30, 2020. Participants' requirements for an ideal COVID-19 data management system were established. NVivo 11 software supported thematic analysis of the challenges and resolutions identified during this study. These were categorized according to the 4 themes of infrastructure, capacity development, platform constraints, and interoperability.Overall, REDCap supported the majority of perceived technical and nontechnical requirements for an ideal COVID-19 data management system at the NHL. Although some implementation challenges were identified, each had mitigation strategies such as procurement of mobile Internet routers, engagement of senior management to resolve conflicting policies, continuous REDCap training, and the development of a third-party web application to enhance REDCap's capabilities. Lessons learned informed next steps and further refinement of the REDCap platform.Implementation of REDCap at the NHL to streamline COVID-19 data collection and integration with the DHIS2 platform was feasible despite the urgency of implementation during the pandemic. By implementing the REDCap platform at the NHL, we demonstrated the possibility of achieving a centralized reporting system of COVID-19 cases, hence enabling timely and informed decision-making at a national level. Challenges faced presented lessons learned to inform sustainable implementation of digital health innovations in Botswana and similar resource-limited countries.
Translated Descriptions
Translated Description (Arabic)
جلبت جائحة كوفيد-19 تحديات تتطلب مشاركة البيانات الصحية في الوقت المناسب للاسترشاد بها في اتخاذ قرارات دقيقة على المستويات الوطنية. في بوتسوانا، قمنا بتكييف ودمج منصات جمع البيانات الإلكترونية البحثية (REDCap) ونظام المعلومات الصحية للمقاطعة الإصدار 2 (DHIS2) لدعم جمع حالات كوفيد-19 والإبلاغ عنها في الوقت المناسب. ركزنا على إنشاء تدفق فعال لبيانات COVID -19 في مختبر الصحة العامة الوطني، مسترشدين باحتياجات أخصائيي الرعاية الصحية في مختبر الصحة الوطني (NHL). ساهم هذا التكامل في الإبلاغ المركزي الآلي عن نتائج COVID -19 في وزارة الصحة (MOH). تقدم هذه الورقة تقارير عن التجارب والتحديات والدروس المستفادة أثناء تصميم وتكييف وتنفيذ منصات REDCap و DHIS2 لدعم إدارة بيانات COVID -19 في NHL في بوتسوانا. تم اعتماد نهج التصميم التشاركي لتوجيه تصميم وتخصيص وتنفيذ منصة REDCap لدعم إدارة بيانات COVID -19 في NHL. شمل المشاركون في الدراسة 29 موظفًا من NHL و 4 موظفين من وزارة الصحة، وأجريت الدراسة في الفترة من 2 مارس 2020 إلى 30 يونيو 2020. تم تحديد متطلبات المشاركين لنظام مثالي لإدارة بيانات كوفيد-19. دعم برنامج NVivo 11 التحليل المواضيعي للتحديات والحلول التي تم تحديدها خلال هذه الدراسة. تم تصنيفها وفقًا للمواضيع الأربعة للبنية التحتية، وتنمية القدرات، وقيود المنصة، وقابلية التشغيل البيني. بشكل عام، دعمت REDCap غالبية المتطلبات الفنية وغير الفنية المتصورة لنظام مثالي لإدارة بيانات COVID -19 في NHL. على الرغم من تحديد بعض تحديات التنفيذ، كان لكل منها استراتيجيات تخفيف مثل شراء أجهزة توجيه الإنترنت عبر الهاتف المحمول، وإشراك الإدارة العليا لحل السياسات المتضاربة، والتدريب المستمر على REDCap، وتطوير تطبيق ويب تابع لجهة خارجية لتعزيز قدرات REDCap. كانت الدروس المستفادة مفيدة للخطوات التالية ومزيد من التنقيح لمنصة REDCap. كان تنفيذ REDCap في NHL لتبسيط جمع بيانات COVID -19 وتكاملها مع منصة DHIS2 ممكنًا على الرغم من إلحاح التنفيذ أثناء الوباء. من خلال تنفيذ منصة REDCap في دوري الهوكي الوطني، أظهرنا إمكانية تحقيق نظام إبلاغ مركزي عن حالات كوفيد-19، وبالتالي تمكين اتخاذ القرارات المستنيرة في الوقت المناسب على المستوى الوطني. التحديات التي واجهتها الدروس المستفادة للاسترشاد بها في التنفيذ المستدام لابتكارات الصحة الرقمية في بوتسوانا والبلدان المماثلة المحدودة الموارد.Translated Description (French)
La pandémie de COVID-19 a posé des défis nécessitant un partage rapide des données de santé pour éclairer une prise de décision précise au niveau national. Au Botswana, nous avons adapté et intégré les plateformes Research Electronic Data Capture (REDCap) et District Health Information System version 2 (DHIS2) pour soutenir la collecte et le signalement en temps opportun des cas de COVID-19. Nous nous sommes concentrés sur l'établissement d'un flux de données COVID-19 efficace au laboratoire national de santé publique, guidé par les besoins des professionnels de la santé au Laboratoire national de santé (LNH). Cette intégration a contribué à la communication centralisée automatisée des résultats de la COVID-19 au ministère de la Santé (MS). Ce document rend compte des expériences, des défis et des leçons apprises lors de la conception, de l'adaptation et de la mise en œuvre des plateformes REDCap et DHIS2 pour soutenir la gestion des données COVID-19 au LNH au Botswana. Une approche de conception participative a été adoptée pour guider la conception, la personnalisation et la mise en œuvre de la plateforme REDCap à l'appui de la gestion des données COVID-19 au LNH. Les participants à l'étude comprenaient 29 membres du personnel du LNH et 4 du ministère de la Santé, et l'étude a été menée du 2 mars 2020 au 30 juin 2020. Les exigences des participants pour un système idéal de gestion des données COVID-19 ont été établies. Le logiciel NVivo 11 a pris en charge l'analyse thématique des défis et des résolutions identifiés au cours de cette étude. Ceux-ci ont été classés en fonction des 4 thèmes de l'infrastructure, du développement des capacités, des contraintes de la plate-forme et de l'interopérabilité. Dans l'ensemble, REDCap a pris en charge la majorité des exigences techniques et non techniques perçues pour un système idéal de gestion des données COVID-19 à la LNH. Bien que certains défis de mise en œuvre aient été identifiés, chacun avait des stratégies d'atténuation telles que l'achat de routeurs Internet mobiles, l'engagement de la haute direction pour résoudre les politiques contradictoires, la formation continue à REDCap et le développement d'une application Web tierce pour améliorer les capacités de REDCap. Les leçons apprises ont éclairé les prochaines étapes et le perfectionnement de la plateforme REDCap. La mise en œuvre de REDCap au LNH pour rationaliser la collecte de données COVID-19 et l'intégration à la plateforme DHIS2 a été possible malgré l'urgence de la mise en œuvre pendant la pandémie. En mettant en œuvre la plateforme REDCap au LNH, nous avons démontré la possibilité de parvenir à un système de signalement centralisé des cas de COVID-19, permettant ainsi une prise de décision rapide et éclairée au niveau national. Les défis rencontrés ont présenté les leçons apprises pour éclairer la mise en œuvre durable des innovations en matière de santé numérique au Botswana et dans des pays similaires aux ressources limitées.Translated Description (Spanish)
La pandemia de COVID-19 trajo desafíos que requieren el intercambio oportuno de datos de salud para informar la toma de decisiones precisa a nivel nacional. En Botsuana, adaptamos e integramos las plataformas Research Electronic Data Capture (REDCap) y District Health Information System versión 2 (DHIS2) para respaldar la recopilación y notificación oportunas de casos de COVID-19. Nos enfocamos en establecer un flujo de datos efectivo de COVID-19 en el laboratorio nacional de salud pública, guiándonos por las necesidades de los profesionales de la salud en el Laboratorio Nacional de Salud (LNH). Esta integración contribuyó al informe centralizado automatizado de los resultados de COVID-19 en el Ministerio de Salud (MOH). Este documento informa las experiencias, los desafíos y las lecciones aprendidas al diseñar, adaptar e implementar las plataformas REDCap y DHIS2 para apoyar la gestión de datos de COVID-19 en el NHL en Botswana. Se adoptó un enfoque de diseño participativo para guiar el diseño, la personalización y la implementación de la plataforma REDCap en apoyo de la gestión de datos de COVID-19 en el NHL. Los participantes del estudio incluyeron 29 miembros del personal del NHL y 4 del MOH, y el estudio se realizó desde el 2 de marzo de 2020 hasta el 30 de junio de 2020. Se establecieron los requisitos de los participantes para un sistema de gestión de datos COVID-19 ideal. El software NVivo 11 apoyó el análisis temático de los desafíos y resoluciones identificados durante este estudio. Estos se clasificaron de acuerdo con los 4 temas de infraestructura, desarrollo de capacidades, limitaciones de la plataforma e interoperabilidad. En general, REDCap respaldó la mayoría de los requisitos técnicos y no técnicos percibidos para un sistema de gestión de datos COVID-19 ideal en la NHL. Aunque se identificaron algunos desafíos de implementación, cada uno tenía estrategias de mitigación como la adquisición de enrutadores de Internet móvil, la participación de la alta gerencia para resolver políticas conflictivas, la capacitación continua de REDCap y el desarrollo de una aplicación web de terceros para mejorar las capacidades de REDCap. Las lecciones aprendidas informaron los próximos pasos y un mayor refinamiento de la plataforma REDCap. La implementación de REDCap en el NHL para agilizar la recopilación de datos COVID-19 y la integración con la plataforma DHIS2 fue factible a pesar de la urgencia de la implementación durante la pandemia. Al implementar la plataforma REDCap en el NHL, demostramos la posibilidad de lograr un sistema centralizado de notificación de casos de COVID-19, permitiendo así la toma de decisiones oportuna e informada a nivel nacional. Los desafíos enfrentados presentaron lecciones aprendidas para informar la implementación sostenible de innovaciones en salud digital en Botswana y países similares con recursos limitados.Additional details
Additional titles
- Translated title (Arabic)
- تكييف REDCap لإدارة البيانات المختبرية لـ COVID -19 في بلد محدود الموارد - الخبرات والدروس والتحديات: دراسة وصفية (ما قبل الطباعة)
- Translated title (French)
- Adapter REDCap pour la gestion des données de laboratoire COVID-19 dans un pays aux ressources limitées - Expériences, leçons et défis : étude descriptive (préimpression)
- Translated title (Spanish)
- Adaptación de REDCap para la gestión de datos de laboratorio de COVID-19 en un país de recursos limitados: experiencias, lecciones y desafíos: estudio descriptivo (preimpresión)
Identifiers
- Other
- https://openalex.org/W4388235503
- DOI
- 10.2196/50897
References
- https://openalex.org/W2065076704
- https://openalex.org/W2093274439
- https://openalex.org/W2116795584
- https://openalex.org/W2142725249
- https://openalex.org/W2566165435
- https://openalex.org/W2623252536
- https://openalex.org/W2731865152
- https://openalex.org/W2899241902
- https://openalex.org/W2944434778
- https://openalex.org/W2952001667
- https://openalex.org/W3014186302
- https://openalex.org/W3024270013
- https://openalex.org/W3080864197
- https://openalex.org/W3082965690
- https://openalex.org/W3092706853
- https://openalex.org/W3107523442
- https://openalex.org/W3147950262
- https://openalex.org/W3159434115
- https://openalex.org/W3161180692
- https://openalex.org/W3163513159
- https://openalex.org/W3169723321
- https://openalex.org/W3183479225
- https://openalex.org/W3212976119
- https://openalex.org/W3214982574
- https://openalex.org/W4232977219
- https://openalex.org/W4241165710
- https://openalex.org/W4310266395
- https://openalex.org/W4361868421